Hayatta Az Zamanda Çok İş Yapmanın 10 Yolu

Bazı zamanlarda 24 saatin yetersiz geldiğini düşünüyor musunuz? Bir gün içerisinde yetiştirmemiz gereken işler olduğunda ve koşturmaktan bunaldığımız zamanlarda, kendimizi kötü hissederiz. Her yere koşturup, hiçbir işi halledememek ise bizi ruhen çöküşe sürükler. Üstelik bu işleri yapamadığımız için birilerini üzeceğimizi veya kızdıracağımızı düşünmek, bizi son derece mutsuz eder. Kendimizi yetersiz hissederiz ve başarısız bir insan olduğumuzu düşünmeye başlarız. Oysaki görmemiz gereken bazı gerçekler vardır?

Zaman yönetimi konusunda bilginiz varsa, yetişememek sorununu kolayca çözebilirsiniz. İyi bir zaman yönetimi ile az zamanda, stressiz bir şekilde, çok daha fazla iş yapabilirsiniz. Yapmak istediğiniz işler için daha fazla zaman yaratabilirsiniz. Boşa veya gereksiz geçen saatlerinizi geri kazanabilir ve daha verimli bir şekilde değerlendirebilirsiniz. Tüm bunları zaman yönetimi ile yapabilirsiniz ve günlerinizi çok daha verimli bir şekilde geçirebilirsiniz.

Şimdi sizlerle az zamanda, çok iş yapmanın 10 yolunu paylaşacağım. Bu yollarla birlikte, bazen çok ihtiyacımız olan o 1 saati nasıl kazanacağınızı öğrenebilirsiniz.

1 Yaşam Dengelerini Koruyun

Bir insanın yaşamında bazı dengeler vardır. Bazılarımız için sağlık, bazılarımız için aile, bazılarımız için de para ile bu denge sağlanır. Ama bu kriterler dışında bulunan alanlarda vardır ve hayatımızın asıl dengesini birlikte oluştururlar. Sağlık, aile, para, sosyallik, profesyonellik, eğitim ve maneviyat bu alanlardır. Bu kritik noktaların tamamına bir günde yetişmeniz ve eşit derecede ilgilenmeniz pek mümkün değildir. Uzun vadede düşündüğümüz zaman hepsi için yeterli ve kaliteli zamanı ayırabilirsiniz. Bu sayede de dengeli bir yaşamınız olur.

Eğer bahsettiğim kritik noktaların hepsine bir gün içerisinde eşit ilgiyi göstermeye kalkarsanız da, tüm dengeleriniz bozulacaktır. Kendinizi, “hiçbir şey yapmadım; ama çok yoruldum” veya “her yere koştum; ama yetişemedim” gibi cümleler arasında boğulmuş bir şekilde bulursunuz. Bu değerleri, uzun vadede düşünmeli ve zamanınızı buna göre ayarlamalısınız.

2 Günlük Planlar Yapın

Her akşam, bir sonraki 24 saat içerisinde yapacaklarınızı kontrol edebilmek için zaman ayırın. 24 saat içerisinde tüm yapacaklarınızı planlayın ve bu plana bağlı kalın. Hatta kendinize, ertesi için “yapılacaklar listesi” hazırlayın. Bu listede yapmak istedikleriniz ve yapmanız gerekenleri listeleyin. Bu planı doğru bir şekilde hazırlarsanız, dikkatli bir şekilde zamanınızı kontrol edebilir, üretkenliğinizi artırabilir ve daha az zamanda daha çok iş başarabilirsiniz.

3 Öncelik Sıralaması Yapın

Yapacaklarınızı öncelik ve önemlerine göre sıralandırın. Bu şekilde önemsiz şeylere çok zaman harcamaz, sevdikleriniz ve önemli işleriniz için daha çok zaman kazanırsınız. Oluşturduğunuz yapılacaklar listesinde yer alan maddeleri, önem ve öncelik derecelerine göre numaralandırın. Hatta onlara 1’den 5’e kadar puan verin. Bu şekilde hazırlayacağınız yapılacaklar listesi, 24 saatinizi maksimum verimle kullanmanızı sağlayacak. Ayrıca yorulmadan tüm işlerinizi de yapmış olmanın haklı gururunu yaşayacaksınız.

4 Not Alın

Yapmanız gereken işleri, elinize bir kalem – kağıt alarak yazın. Yazma alışkanlığı edindiğiniz zaman, yapmanız gereken bir işi unutmazsınız. Ayrıca 24 saatinizi geniş bir çerçeveden bakabilir ve iyi bir zamanlama ile her işin hakkından gelebilirsiniz. Yapacaklarınızı aklınızda şekillendirmek yerine bir yere not etmek, iyi bir performansla her işi yapmanızı sağlayacaktır. 1 gün içerisindeki tüm ayrıntıları not edin ve ölçün. Ölçmek, iyi yönetmenin ilk kurallarından birisidir. Ölçmek için de geniş bir çerçeveden bakmanız en iyi yoldur. Alacağınız notları bir kağıt yerine artık telefonlarınıza da kaydedebiliyorsunuz. Mobil cihazlarınıza yükleyeceğiniz bu uygulamalara düzenli olarak notlar almak zaman yönetimi konusunda size yardımcı olacaktır.

5 Ertelemekten Vazgeçin

1 gün içerisinde “daha sonra yaparım, zamanım çokken yaparım” diyerek ertelediğimiz bazı işler vardır. Bu işlerin ne olduğu önemli değildir; ertelediğimiz zaman ne olduğu önemlidir. Birçoğumuz bir şeyi ertelediğimiz zaman, bedelin ne olacağının farkında değildir. Ya sevmediği için yapmak istemez ya da önemsiz gördüğü için erteler. Ama ertelediğiniz her iş, eninde sonunda yine sizin ellerinizden öpecektir. Bu yüzden ertelemeyin ve vakti zamanı geldiğinde o işi yapıp kurtulun.

6 Görevlendirmeyi Öğrenin

İşlerin paylaşılması da, zaman yönetiminde etkin bir göreve sahiptir. Bitmek, tükenmek bilmeyen ev işlerinden, çıkan ojelerinizi silecek kadar zamanınız bile olmuyor mu? O zaman görevlendirmenin vakti geldi demektir. Bir ev hanımı, köle gibi çalışmak yerine kendine de biraz zaman ayırmalıdır. Bilmeniz gerekir ki, bu zamanda yine evi için enerji topluyor olacaktır. Bu nedenle çocuklarınıza ve eşinize, yapabilecekleri görevler vererek iş yükünüzü azaltabilirsiniz. Örneğin herkes kirli çamaşırlarını ayırabilir ve odasını toplayabilir.

Birilerini görevlendirirken dikkat etmeniz gereken, hır-gür olmadan basitçe işleri devretmektir. Her işi kendimiz yaptığımız için gurur duyabiliriz; ama kendinize “zamanı en iyi şekilde değerlendirmenin yolu bu mu?” sorusunu da sormayı unutmayın. Her işe kendiniz koştururken, kaçırdıklarınızı düşünün. Örneğin evin tüm sorumluluğunu taşırken, çocuğunuzun nasıl büyüdüğünü görmeyebilirsiniz. Ama işlerinizden bazılarını devrederek çocuğunuz büyürken onunda daha fazla zaman geçirebilirsiniz.

7 Boşa Geçirilen Zamanlar

Bir iş gününü düşünelim. Herhangi bir gerekli veya gereksiz nedenden dolayı yaptığınız işi defalarca bölebilirsiniz. Her bölünme de, zaman kaybı demektir. Gerekli olarak bölünmeler, size para ödendiği için gereklidir. Ama gereksiz olanlar tamamen zaman kaybı olabilir. Gereksiz olan bölünmeleri belirleyip, ortadan kaldırarak kendinize zaman yaratabilirsiniz ve daha iyi işler için kullanabilirsiniz. Gün içerisinde yaşadığınız iş bölünmelerini not edin. Neden, hangi saatte, kim yüzünden ve ne kadar süre bölündüğünüzü yazın. Sonra bunlara derece verin. Derecelendirdikten sonra gereksiz olan ve herhangi bir değer taşımayan bölünmeleri ortadan kaldırın.

8 Mail ve Notları Yönetin

Bir iş hayatında, bir gün içerisinde birçok mail ve kağıtla ilgilenmeniz gerekebilir. E-postalar, telefonlar, kapınıza gelen postalar, not kağıtları, ilanlar gibi birçok bildirim alabilirsiniz. Bu bildirimler bazen üst üste olarak çok gelir ki, Ferhat’ın aşamayacağı dağları oluşturabilir. Sonra bir gün gelir ve o dağ yıkılarak altında kalabilirsiniz. Buna mahal vermemek için mail ve notları yönetmeyi öğrenin. Eğer yönetemezseniz, zaman kaybı yaşar ve gözden kaçıracağınız noktalar olabilir. Durum böyle olunca da, başarılı olmanız pek mümkün olmayacaktır. Yapmanız gereken ise bu bildirimler artmadan, düzene koyabilmektir. Yapabileceğini birkaç dakikalık işleri hemen yapın ve kurtulun. Biraz zaman gerektiren işleri ise ya paylaşın ya da bir plan içerisinde yer ayırın.

9 Zamanı Kaydedin

Yönetmek için öncelikle ölçmeniz gerektiğini söylemiştik. Zamanı yönetmek için de öncelikle 1 gün – 24 saat içinde yaptıklarınızı kaydedin. Hangi dakika, hangi işi yaptınız, kimle konuştunuz gibi notlar alın. Bu şekilde zamanınızı nasıl harcadığınızı açıkça görürsünüz ve gerekli – gereksiz ayrımını yaparak zamanınızı etkili bir şekilde yönetebilirsiniz. Zamanınızı nasıl harcadığınızla ilgili kayıtları aldıktan sonra inceleyin ve gereksizlerden kurtulun. Alın size birkaç dakika veya saat, daha fazla zaman.

10 Görüşmeleri Yönetin

Bir iş hayatı içerisinde toplantılar ve görüşmeler olmazsa olmazdır. Ama aynı zamanda büyük bir hırsızdır ve ruhunuz duymadan tüm zamanınızı öylece geçip gitmiş olabilir. Oysaki o gün yapmanız gereken birçok iş vardı! Toplantılar gerekli olsalar bile zaman öldürücü özellikleri nedeniyle kimse tarafından sevilmezler. Bir toplantı olduğu zaman gerekliliğini ve sizin katılmanızın önemli olup olmadığını sorgulayın. Eğer ciddi bir evet sonucu çıkmıyorsa, o toplantıya katılmak yerine işinizin başında olmanız çok daha faydalı olacaktır. Katılmanız gereken toplantılarda ise neyin konuşulacağı konusunda bilgi sahibi olun ve diğer katılacak kişileri de bilgilendirin. Böylece daha etkili toplantıları, daha kısa zamanda yapabilirsiniz.