E-mail Kontrol Etme Takıntısıyla Başa Çıkmanın Yolları

Özellikle de iş hayatında büyük bir sorun olan bu e-mail kontrol etme takıntısı çalışanların performansını önemli derecede düşürüyor. Dikkat dağınıklığının öncelikli nedenlerinden biri olan posta kontrolü kontrolsüzlüğü, gün içinde bir sürü zamanın heba edilmesine yol açıyor. Bir yandan iş yapmaya çalışırken diğer yandan gelen e-maillere cevap vermeye çalışanlar, bu hareketleriyle multitasking tuzağına düşüyor ve doğal olarak olumsuz etkilerini görüyorlar. Sonuçta; artık hepimiz multitaskingi ve ne kadar zararlı olabileceğini biliyoruz, değil mi?

Kaldı ki e-mailleri kontrol ederken başka bir iş yapılmasa bile, yani multitasking yapılmasa bile, bu takıntı tıpkı diğer takıntılar gibi insanın hayatını olumsuz yönde etkiliyor. İşte tüm bu nedenlerden dolayı; sizlerle e-mail kontrol etme takıntısından kurtulmak için yapılması gerekenler hakkında konuşmak istedim. Çünkü pek çoğunuzun günümüzün yaygın problemi olan bu sorunla başa çıkmaya çalıştığını biliyorum.

E-mail kontrol etme takıntısıyla başa çıkmak için uygulamanız gereken 6 öneri:

E-maillerinizi Belli Aralıklarla Kontrol Edin!

Tabii, bunun için öncelikle kendinizi kontrol etmeyi öğrenmeniz gerekiyor. Diğer bir ifadeyle; koyduğunuz kurallara uymak için kendinize söz geçirmeniz gerekiyor. Ve sanıyorum ki kendinize söz geçirebilecek kadar iradeli birisinizdir! Her neyse; konuya döneyim. E-mail takıntısıyla başa çıkmak için yapmanız gereken ilk şey bu iş için zaman belirlemek olmalı! Mesela; sabah işe başlamadan önce maillerinizi kontrol edebilir, öğle aranızda posta kutunuza tekrar bakabilir ve son olarak mesai bitiminden önce maillerinizi inceleyebilirsiniz. Sonuçta; hangi saatler arasında daha çok mail aldığınızı bilen kişi sizsiniz. Buna göre e-mail kontrolü yapacağınız saatleri belirlemeli ama gün içerisinde 3 kereden daha fazla maillerinize bakmadığınızdan da emin olmalısınız.

Önemlilerle Önemsizleri Birbirinden Ayırmayı Öğrenin!

Yoksa siz de posta kutunuza düşen her maili inceleyenlerden misiniz? Eğer bu soruya “evet” yanıtı veriyorsanız, hatalı bir yaklaşımı benimsediğinizi bilmelisiniz. Çünkü e-mail kontrol etme takıntısıyla başa çıkmak için önemlilerle önemsizleri birbirinden ayırmayı öğrenmeniz gerekiyor. Gerçekten cevap vermeniz gerekenlerle, size zaman kaybettirmekten başka bir işe yaramayacak olanları birbirinden ayırabilmelisiniz. Bunun için mail kutunuzu açtıktan sonra maillerinize hızlıca göz gezdirmeli ve önemlileri işaretleyerek diğerlerinin dikkatinizi dağıtmasının önüne geçmelisiniz.

Kısa ve Net Açıklamalarla Cevap Verin!

Önemli olanları işaretledikten sonra, sıra geldi yanıtlama aşamasına! Çünkü gelen e-mailleri yanıtlamak da ciddi zaman kaybına neden oluyor. Özellikle de mükemmeliyetçi olanlar bu noktada gerçekten çok fazla oyalanıyor. Konuya nasıl giriş yapacağı, yanıtın gelişme aşaması ve kapanışı hangi sözlerle bitirmesi gerektiği adeta hayat memat meselesi haline getiriliyor. İşte bu nedenle; mailleri cevaplarken kısa ve net açıklamalar yaptığınızdan emin olmalısınız. Konuyu gereksiz yere uzatmamalı, direk olarak konuya girerek karşı tarafa da kafa karışıklığı yaşatmamalısınız.

Her Maili Yanıtlamak Zorunda Hissetmeyin!

Bu aslında “hayır” deme konusunda yeteneksiz olanların sürekli yaptığı hataya benziyor. Diğer bir deyişle; baktığınız bütün mailleri, hiç istememenize rağmen cevaplamaya çalışıyorsunuz. Oysaki sizin için önemli olmayanlara cevap vermek zorunda değilsiniz. Yani karşı taraf sizden özel bir beklenti içinde değilse, ona yanıt vermek için boş yere kendinizi kasmayın. Zaten bu alışkanlığı bir kez kazandığınız zaman, şimdiye kadar ne kadar zamanınızı cevap vermememiz gereken mailleri cevaplayarak geçirdiğinizi çok daha iyi anlayacak, bu işlemin aslında ne kadar kısa sürdüğünü net bir şekilde görebileceksiniz.

Bildirimleri Kapatın!

E-mail kontrol etme takıntısıyla başa çıkmak için yapmanız gereken şeylerden bir diğeri de bildirimleri kapatmak! Çünkü bilgisayarınızda ya da telefonunuzda gördüğünüz bildirimler karşısında kayıtsız kalmanız çok daha zor olacaktır. Hani derler ya; “gözden ırak olan gönülden de ırak olur” diye! İşte siz de gayet doru olan bu sözü yararınıza kullanmalısınız. Maillerinizi kontrol etmek için belirlediğiniz zaman gelene kadar, yanıp sönen kutucuklarla ya da gelen bildirim sesleriyle dikkatinizi dağıtmamalı, bu unsurların size takıntınızı hatırlatmasına izin vermemelisiniz.

Kişisel ve İş Mail Adreslerinizi Birbirinden Ayırın!

Evet, hem kişisel hem de iş için aynı mail adresinizi kullanmak da mail kontrolü takıntınızın olmasına yol açacaktır. İşte bu nedenle; ikisini birbirinden ayırmayı öğrenmelisiniz.

Çünkü gelen mailin yanıt beklediğiniz yakın arkadaşınızdan mı yoksa potansiyel bir müşteriden mi geldiğini görmek için posta kutunuzu sık sık kontrol etmek isteyeceksiniz. Hem kafa karışıklığı yaşamamak hem de zaman kaybetmemek için özel ve iş mail adresinizi birbirinden ayırmalısınız.