Zaman Yönetiminde Başarılı Olmak için Dikkat Edilmesi Gerekenler

Akıllıca kullanılmadığı takdirde zamanın elimizden uçup giden ve geri alması mümkün olmayan soyut bir kavram olduğunu hepimiz biliyoruz. Evet, günümüzde çoğu kişi; zamanının ne kadar az olduğundan, hiçbir işe doğru düzgün yetişemediğinden şikayet ediyor. Zira artık çoğu şeyde olduğu gibi zamanda da büyük bir farklılık var. Daha doğrusu zaman belki aynı, ama çağ aynı olmadığı için insanlar vakitsizlikle başa çıkamıyor.

Hemen herkesin geçinebilmek için iş hayatında yer alması, yapacak aktivitelerin bolluğu, işlerin çoğalması gibi faktörler kişilerin zaman yönetimi konusunda başarısız olmalarına yol açıyor. Kime sorsanız zamanın ne kadar az olduğundan şikayet ediyor, kime sorsanız bu durumdan muzdarip. Hatta bazıları “klonlama” teknolojisinin hayat bulacağı günü iple çektiğini söylüyor. Eh, aslında hiç fena olmazdı; ama her neyse konuyu dağıtmayayım. Sonuçta öyle ya da böyle, 21. yüzyıl insanların zamanla yarışmak zorunda kaldığı bir çağ haline geldi.

Ancak bu durumla baş edebilmek için yapılabilecek hiçbir şey yok da diyemeyiz. Belki zamanı durdurmak ya da yavaşlatmak mümkün değil, ama hayatımızda yapacağımız birkaç küçük değişiklik sayesinde işleri yoluna koyabiliriz. Yani etkili zaman yönetimi yaparak, zamanın işleyişini lehimize çevirebiliriz. Eğer siz de sürekli zamanın azlığından şikayet ediyor ve “daha ne yapayım kendimi parçalara mı ayırayım” diye düşünmeden edemiyorsanız, aşağıdaki maddeleri okumanız gerektiğini bilmelisiniz. Birazdan öğreneceğiniz püf noktalar sayesinde siz de gereksiz yere koşturmaktan kurtulabilir ve özlemini çektiğiniz o planlı programlı yaşama kavuşabilirsiniz. Ne demiştik? Zaman! Dilerseniz daha fazla kaybetmeden başlayalım!

Ajanda Kullanın!

Zamanınızı daha verimli bir şekilde kullanmak için yapmanız gereken ilk şey ajanda kullanmaya başlamak olmalıdır. Evet, büyük ihtimalle şimdiye kadar böyle bir gereksiniminiz olmadığını düşündünüz. Ama ajanda kullanmanın herkes için gerekli olduğunu bilmelisiniz. Çünkü bu küçük defterler sayesinde yapmanız gereken işleri çok daha rahat bir biçimde takip edebilecek, zamanınız olmadığı bir günde kendinizi ekstra yükümlülükler altına sokmayacaksınız. Aynı şekilde yoğun çalışmadığınız zamanlarda özel hayatınız için daha fazla vakit ayırabileceğinizi görecek, bu şekilde işlerinizi dengeli bir şekilde ayarlayabileceksiniz. Ajanda kullanımının sizi ne kadar rahatlatacağını görmek istiyorsanız, bu öneriyi hayatınıza bir an önce geçirin derim.

Daha Fazla Zamana Sahip Olabilmek için Uyku Saatlerinizden Feragat Etmeyin!

Çoğu insan daha az uyuyarak işleri yoluna sokabileceğini düşünüyor. Mesela, gece çok geç saatlerde yatarak özel hayatına daha çok vakit ayırdığını zannediyor. Ama işin gerçeği şu ki daha az uyumakla etkili zaman yönetiminin arasında uzaktan yakından doğru orantılı bir ilişki yoktur. Belki bir bağ vardır, ama bunun ters orantılı olduğu kesinlikle ortada! Çünkü uyku saatlerinizden feragat ettiğiniz zaman ne vücudunuz ne de zihniniz yeteri kadar dinlenemez. Bu kez siz farkında olmasanız bile ertesi günün işlerini aksatmaya başlarsınız.

Bitirilemeyen işler yüzünden mesai yapmak ya da daha çok çalışmak, eve gittiğinizde ise çok az vaktiniz kaldığı için yine geç saatlere kadar oturmak zorunda kalırsınız. Ne yazık ki bu kısır döngü böylece devam edip gider. Sonuçta; her akşam 6-8 saat arasında uyumak zorunda olduğunuzu ve bunun etkili zaman yönetimi için mutlak zorunluluk taşıdığını bilirseniz, emin olun ki sonradan pişmanlık yaşamazsınız.

Ajandanız ya da Kişisel Not Defteriniz Üzerinde Haftalık Kontroller Yapın!

Zamanınızı akıllıca yönetebilmek için kulak vermeniz gereken bir diğer tavsiye de bu. Yani hafta sonuna geldiğinizde o hafta içinde yaptıklarınızı kontrol etmek ve eksik olduğunuz yönleri belirlemek. İşlerin ne kadarını hallettiğinizi, hangilerine tekrar göz atılması gerektiğini inceleyerek diğer hafta için kendinize bir plan oluşturabilirsiniz. Evet, etkili zaman yönetimi için bunun çok gerekli olduğunu bilmelisiniz. Üstelik bu işlem için sadece birkaç dakikanızı ayırmanız yeterli olacaktır. Sonuçta zamanla yarışmak yerine onunla aynı anda hareket etmeyi öğrenmeyi istersiniz, değil mi?

Mesai Saatlerinizi Daha Verimli Kullanın!

Peki, bunu yapacaksınız? Öncelikle iş planınızı akıllıca hazırladığınızdan emin olmalısınız. Mesela, gün içinde yapmanız gereken işleri nasıl sıralıyorsunuz? Hangi işlerinizde daha çok zaman harcıyor, hangi işlerinizi kolaylıkla hallediyorsunuz? Bu ve bunlar gibi sorulara cevap bularak iş planınızı hazırlamalı ve kendinize belirlediğiniz zaman dilimleri içinde tam anlamıyla odaklanarak çalışmalısınız. Siz tüm gün çalıştığınızı düşünüyor olabilirsiniz, ama çoğu kişi mesai saatlerinin neredeyse yarısında gerçek anlamda iş yapmaz. Mailler kontrol edilir, kahve içilir, telefonlara bakılır ve daha bir sürü ıvır zıvır işle uğraşılır. Anlayacağınız siz aslında 8 saat değil, 4 saat tam performans gösteriyorsunuz. Etkili zaman yönetimi için en zor işlerinizi bu 4 saat içinde olabildiğince çabuk bitirmeye çalışmalısınız.

Tek Bir İşe Odaklanın!

Kendinizi süper güçlere sahip bir kahraman olarak görmekten vazgeçip, işleri sırasıyla halletmeye çalışın. Çünkü aynı anda birden fazla iş uğraşmak sizin zaman kazanmanıza değil aksine gereksiz yere zaman kaybetmenize neden olur. Nedenine gelince, aynı anda birden fazla iş yaptığınızda ya da yaptığınızı düşündüğünüzde hiçbirine tam olarak odaklanamaz ve hepsini gözden geçirmek zorunda kalırsınız. Ki tahmin edeceğiniz gibi bunun size hiçbir faydası dokunmaz. Bu nedenle işleri sırasıyla halledin ve tek bir işle uğraşmayı kendinize adet edinin.

Zor ve Kolay İşleri Birbirinden Ayırın!

İş hayatınızda ya da özel hayatınızda yorulduğunuz zaman ara vermeniz gerektiğini zaten biliyorsunuz. Ama etkili zaman yönetimi için yapmanız gereken bir şey daha var. Bu aralarda beyninizi yormadan yapabileceğiniz basit işlerle uğraşmayı denemelisiniz. Bu şekilde hem iş yükünüzü azaltmış olur hem de kendinizi dinlendirerek çok daha açık bir zihinle zor işinize devam edebilirsiniz. Bu taktiğin zaman yönetimi için ne kadar etkili olduğunu, uygulamaya başladıktan hemen sonra göreceğinizden emin olabilirsiniz.

Başkalarına Görev Vermeyi Öğrenin!

Sadece iş hayatında değil, özel hayatınızda da başkalarına görev vererek zamanınızı pekala yönetebilirsiniz. Mesela, alanında çok iyi olan bir iş arkadaşınızdan yardım isteyebilir ya da sorumluluklarınızdan bazılarını ailenin diğer üyelerine paylaştırabilirsiniz. Haftalık market alışverişini eşinizin yapmasını, çocuğunuzun odasının temizliğinden onun sorumlu olmasını, evcil hayvanınızın ihtiyaçlarının sizden başka birinin takip etmesini sağlayabilirsiniz.

Görev verme konusunda ne kadar çok ustalaşırsanız, zaman yönetimi konusunda da o kadar başarılı olacağınızı söyleyebilirim. Ama tabii burada yapmanız gereken her şeyi başkalarının üstüne yıkıp, sorumsuz davranmanızı tavsiye etmediğimi de belirtmeliyim. Siz bu ikisi arasındaki sınırı korumalı ve görev verme ile üstüne yıkma arasındaki farkı ayırt etmelisiniz.

Her Gün 3 Tane Zor Görevi Başardığınızdan Emin Olun!

Günün başında enerjiyle masanıza oturduğunuzda aklınızdan bir sürü iş yapmayı geçirir, ama ne yazık ki gün sonunda çoğunu başaramadığınızı görürüsünüz. İşte bu başarısızlık duygusundan kurtulabilmek için yeteneklerinizin farkında olmalı ve iş planı hazırlarken kendinize objektif olarak bakmalısınız. Her gün 3 tane dosya bitirebiliyorsanız, maksimum hedefinizi 8’e çıkartıp kendinize boş yere eziyet etmemelisiniz. Ama bu planınızı kapasitenizin altında işler yaparak geçirin anlamına da gelmiyor. İşteki üretkenliğinizi yavaş yavaş arttırmaya çalışmalı, bu konudaki gerçekçi yaklaşımın size genel anlamda başarı getireceğini unutmamalısınız.

Reddetmeyi Öğrenin!

Zaman yönetiminizde dikkat etmeniz gereken hususlardan bir tanesi de hayır demeyi öğrenmektir. Atıyorum, sizin göreviniz olmadığı halde üzerinize verilen bir sorumluluğu alamayacağınızı söyleyebilmelisiniz. Ya da arkadaşlarınız sizi dışarıya her davet ettiğinde onlara katılmak zorunda olmadığınızı anlamalı ve onları uygun bir şekilde reddetmelisiniz. Başkalarını memnun etmek uğruna herkese evet derseniz, kendinizi parçalara bölseniz bile işlerinize bir türlü yetişemezsiniz. Bu nedenle etkili zaman yönetimi için hayır demekten çekinmeyin ve olayların sizin planlarınızla aynı doğrultuda ilerlemesini sağlayın.

Değerlerinizin Farkında Olun!

Evet, başarılı olabilmek ve hayatınızı sistematik bir biçimde sürdürmek istiyorsanız, değerlerinizin de farkında olmalısınız. Sizin için önemli olan şeyleri belirlemeli ve ufak ayrıntılar yüzünden saatlerinizi harcamaktan vazgeçmelisiniz. Mesela; her gün ev temizliği için harcadığınız zamandan kısabilir, bunun yerine sevdiklerinizle daha çok vakit geçirebilirsiniz. Ya da profesyonel hayatınızdaki angarya işleri bir kenara bırakıp, asıl sorumluluklarınız için daha çok efor sarf etmeyi deneyebilirsiniz. Sonuçta önceliklerinizin farkına vardığınız takdirde, sizin için mühim olan şeylere zaman ayıracak ve “hiçbir işe yetişemiyorum” demekten kurtulacaksınız.

Hatalarınız Yüzünden Zaman Kaybetmeyin!

Çoğu insanın zaman yönetimi konusunda yaptığı bu hataya siz düşmeyin. Yani yapmış olduğunuz bir yanlış yüzünden kendinizi boş yere heba edip, daha büyük yanlışlara meyil vermeyin. Demek istediğim ayağınız takılıp düştüğünüzde oturup ağlamak yerine çabucak kalkıp yolunuza devam etmelisiniz. Bu hayatta herkesin hata yapabileceğini unutmamalı, ama başarının bu hatalar karşısında takınılan tavır neticesinde elde edildiğini aklınızdan çıkarmamalısınız. Çünkü hatalarınız yüzünden kendinizi suçlayarak zaman kaybetmeniz, size pek çok açıdan zarar getirecektir. Bunun yerine nerede eksik olduğunuzu anlamaya çalışmalı ve kendinizi dağıtmadan hedefinize doğru ilerlemeye devam etmelisiniz.

Umarım bu önerileri dikkate alır ve zaman yönetiminin başarı için gerekli olan en önemli şeyler arasında olduğunu unutmazsınız. Sonuçta hayatınızda yapacağınız birkaç küçük değişiklik sayesinde, içinde bulunduğunuz meşguliyetten paçanızı kurtarabilir ve tüm işlerinize rahat rahat yetişebilirsiniz. Sanırım siz de daha planlı ve telaşsız bir hayatınız olmasını istiyorsunuzdur. O zaman hemen bir ajandayla birlikte işe başlayın derim.