Başarılı Bir Toplantı için Gerekli Olan Altın Kurallar

Toplantı denilince aklınıza ilk olarak ne geliyor? İş hayatı için mutlak önem taşıyan bir toplanma eylemi mi? Yoksa sizden saatlerinizi çalacak olan, genel olarak sıkıcı konuşmaların yapılacağı, bolca stres yüklü bir tür gereksiz organizasyon çeşidi mi? Evet, toplantılar… Doğru yapıldığı zaman iş hayatının vazgeçilmezi, yanlış yönetildiğinde ise iş hayatını bir kat daha zorlaştıran bir araya gelmeler! Sonuçta; yerinde zamanında ve kurallarına göre yapılan toplantıların, iş hayatı için fazlasıyla önem taşıdığını hepimiz biliyoruz. Buna ek olarak, katıldığımız ya da etraftan duyduğumuz kadarıyla yapılan çoğu toplantının başarılı geçmediğini ve beklenen sonuçların genellikle elde edilemediği de farkında olduğumuz bir gerçek! Peki, başarılı bir toplantı yapmak için gerçekten gerekli olan şeyler nelerdir? Ne gibi unsurlara dikkat ederek toplantıdan istenilen sonuçlar elde edilebilir?

İşte tam da bu noktada dikkat edilmesi gereken pek çok farklı nokta var. Çoğu kişi başarılı bir toplantı yapmak için gerekli olan bu noktaları görmezden geldiği için yönettiği ya da düzenlediği toplantılardan istediği verimi alamıyor diyebiliriz. Nitekim bu durum da onların başarısızlığında büyük bir rol oynuyor. Sonuçta şirketlerin ayakta kalmasını sağlayan en önemli yapı taşlarından bir tanesi toplantılar olduğuna göre, bu yapı taşının sallanması demek aynı zamanda şirketin dayanıklılığının azalması da demek oluyor. İşte tüm bu nedenlerden dolayı; ileriye dönük planların konuşulduğu, geçmişin değerlendirildiği ve işin yürümesi için paylaşımların yapıldığı organizasyonlara gereken hassasiyetin gösterilmesi gerekiyor. Uzun lafın kısası; siz de başarılı toplantı nasıl yapılır merak ediyorsanız, birazdan öğreneceğiniz kurallara kesinlikle dikkat etmelisiniz derim.

İşte başarılı bir toplantı için gerekli olan altın kurallar:

Toplantı Yapmak Ne Kadar Gerekli Karar Verin!

Evet, başarılı bir toplantı düzenlemek istiyorsanız ilk olarak düşünmeniz gereken şey bu olmalı! Yani düzenleyeceğiniz toplantının gerekli olup olmadığı konusunda doğru bir şekilde karar vermelisiniz. Bir sürü insanı işinden gücünden edip bir araya getirmeden de halledilebilecek konular için toplantı düzenlemekten kaçınmalısınız. Sonuçta detay sayılabilecek konular için insanları sürekli toplantı yapmaya davet etmeniz bir süre sonra çekilmez bir hal alacaktır. Hem bu yapacağınız önemli toplantıların da yöneticilerin, müşterilerin veya çalışanların gözünde önemsiz hale gelmesine; bir nevi yalancı çoban olarak görülmenize neden olabilir. Sonuçta sık sık yapılan toplantıların insanlarda bıkkınlık yaratacağını rahatlıkla tahmin edebilirsiniz, değil mi?

Düşünsenize, her seferinde çok önemli bir konu için toplanacağınızı söyleyen bir yöneticiniz var. Ama bir bakıyorsunuz daha geçen hafta konuştuğunuz konulardan bahsediyorsunuz. Kısacası toplantıyı düzenleyen kişi aynı yemeği ısıtıp ısıtıp tekrar önünüze koyuyor. Bu organizasyondan ne kadar verim alabilirsiniz ki? Toplantının yapılış amacında hayır yoksa kendisinde, daha da önemlisi sonucunda nasıl bir hayır olsun; ama değil mi? İşte bu nedenle, toplantı yapmadan önce bunun gerçekten gerekli olup olmadığına karar vermelisiniz. “Bu toplantıyla ne yapmak istiyorum, neden insanları bir araya getirmem gerekiyor?” sorularına cevap veremiyorsanız, o zaman bir toplantı çağrısı yapmanıza da gerek yok demektir.

Toplantıya Doğru İnsanları Çağırın!

Yapılan toplantılardan istenilen verimin alınamamasındaki nedenlerden bir tanesi de budur! Çoğu kişi toplantılardaki katılımcı sayısını doğru olarak ayarlayamadığı için eylemin başarısız olmasına neden olur. Çünkü bir toplantıda ne kadar çok kişi olursa, üstlenilen sorumluluk da aynı derecede az olur. Neden mi? Aslına bakarsanız bu sorunun cevabı çok basit, ama ben yine de hemen bir örnekle açıklayayım. Mesela; 50 kişinin katıldığı bir toplantıyla, 10 kişinin katıldığı bir toplantıyı düşünün. Hangisinde insanlara daha çok söz hakkı düşecektir? Hangisinde daha az karmaşa yaşanacak, hangisinde anlatılmak istenen konu daha kolay dile getirilecektir? Elbette, katılım sayısı bakımından daha az olanda çözümler çok daha kolay bulunacak ve ortaya daha işe yarar fikirler atılacaktır. Bu nedenle, toplantıya katılacakları seçerken orada bulunmalarına gerçekten gerek olup olmadığını da göz önüne almalısınız. Kısacası, şirketiniz için mutlak önem taşıyan bu organizasyonlarda izleyiciler yerine gerçek oyunculara yer vermeyi her zaman ön planda tutmalısınız.

Toplantı Süresi ile Toplantı Başarısı Arasındaki İlişkiyi Hesaba Katın!

Hani en başta da demiştim ya, çoğu insanın toplantı anlayışı saatler süren, sıkıcı ve gereksiz konuşmalardır diye! İşte siz bunu yapmamalısınız. İnsanlara toplantı çağrısı yaptığınızda akıllarına gelecek ilk sorunun “acaba bu kez kaç saat sürecek” olmasına izin vermemelisiniz. Diğer bir deyişle, toplantıyı uzun tutmak için katılımcıları saatlerce esir almamalısınız. Yoksa insanların boş gözlerle sizi dinliyormuş gibi yapmalarına ve anlatmak istediğiniz konudaki dikkatlerinin gittikçe daha çok dağılmasına neden olursunuz. Bunun için de anlatmak istediklerinizde net olmalı ve lafı dolandırmadan direkt olarak toplantının ana başlığına geçmelisiniz.

Hedefinizi ve isteklerinizi açıkladıktan sonra ise fikir paylaşımınıza geçerek toplantının ilerleme aşamasına geçebilirsiniz. Sonuçta ciddiye alınmak için öyle saatler süren toplantılar yapmanıza gerek yok. Hem süreyi uzattıkça insanların konsantrasyonun bozulmasına ve aralarda ikili konuşmaların başlamasına da zemin hazırlamış olursunuz. İşte bu nedenle, toplantı sürenizi 90 dakikayla sınırlandırmalısınız. Çünkü 90 dakikadan sonra insanlarda zihin yorgunluğu ortaya çıkarak dikkat dağınıklığı başlıyor. Kısacası, toplantınız hedefini yarım saatte tamamlayabilecekse bu süreyi uzatmaya çalışmayın. Zira toplantı süresi ile toplantı başarısı arasında doğrusal bir ilişki olduğunu olduğu söylenemez.

Toplantının Verimli Geçmesi için Çabalayın!

Bununla kast etmek istediğim birkaç nokta var! İlk olarak, düzenlediğiniz toplantıda yöneticinin kim olduğunu bilmeniz gerektiğini söylemeliyim. Yani toplantı çağrısını siz yaptıysanız, toplantının hedefini ve yönünü de siz belirlemelisiniz. Sürecin geri kalanında belirsizlik yaşanmasını ve ortaya attığınız konu başlığının sağa sola sürüklenmesini görmek istemiyorsanız, sorumluluğu üzerinize almanız gerektiğini bilmelisiniz. Gereken yerlerde konuya dahil olmalı ve hedef dışına çıkılmamasına özen göstermelisiniz. Kısacası rolünüzü net bir biçimde belirlemelisiniz. Ama bunun “konuşan kişi sadece siz olmalısınız” anlamına gelmediğini de belirtmeliyim. Yani bir yandan toplantının işleyişi hususundaki sorumluluğu üstlenirken bir yandan da fikir alışverişinin demokratik bir biçimde yapılmasını sağlamalısınız. Sürekli aynı insanların konuşmasından ziyade her katılımcının fikrini almalı, aktif olan birkaç kişi dışında herkesin sesiz kalıp uyuklamasına müsaade etmemelisiniz. Şayet böyle bir ortam yaratırsanız; bilinen çözümler dışında öneriler elde edemez, aynı ya da benzer fikirlerle karşılaşmış olursunuz.

Ayrıca toplantılarda kişilerin değil de fikirlerin tartışılması gerektiğini aklınızdan çıkarmamalısınız. Diğer bir deyişle, tartışmaların kişiselleştirilmemesine dikkat etmelisiniz. Fikirler yerine kişilerin tartışmaya başladığınızı gördüğünüzde hemen olaya dahil olmalı, katılımcıları uyararak toplantının rayından çıkmasına izin vermemelisiniz. Tüm bunların yanı sıra; toplantıdan istediğiniz verimi almak istiyorsanız, katılımcıların bu organizasyonu işin bir parçası olarak görmelerini sağlamalısınız. Diğer bir deyişle, insanların “bitse de işime dönsem” diye düşünmelerine neden olmamalısınız. Katılan her kişinin bu bir araya gelmenin daha başarılı olmak için gerekli olduğuna inanmasını sağlamalısınız. Nitekim bunu da ancak yukarıda bahsettiğim noktalara dikkat ederek ve sadece gerekli olan durumlarda toplantı düzenleyerek yapabilirsiniz.

Kapanışınızı Yapmayı Unutmayın!

Tüm bu noktalara dikkat ettikten sonra yapmanız gereken bir diğer şey de kapanış olacaktır. Yani günün başlıklarını tartışıp, ortak kararlara varabildiyseniz; son olarak katılımcılara toplantının seyri hakkındaki düşüncelerini sormalısınız. Eklemek istedikleri bir şey olup olmadıklarını öğrenmeli, eğer varsa siz son sözlerinizi söylemelisiniz. Nihayetinde ise daha önceden belirlediğiniz zamanı aşmaya dikkat ederek toplantıda alınan kararları hızlıca tekrar etmeli ve olumlu bir kapanış konuşmasıyla toplantıyı sonlandırmalısınız. Sonuçta tüm bu noktaların önemini anlar ve her birine gereken hassasiyeti gösterirseniz, başarılı toplantı yapmak için önünüzdeki tüm engelleri de kaldırmış olursunuz.

Sonuç olarak, bir toplantının başarılı geçmesinin ne kadar önemli olduğunu hepimiz biliyoruz. Yani yeterince verim alınamayan, sorunlara etkili çözümler bulunamayan ve genel olarak bir kazanımın olmadığı toplantıların vakit kaybından başka bir anlam ifade ettikleri söylenemez. İşte bu nedenle, değerli vaktinizi kaybetmemeniz ve aynı zamanda başkalarının vaktinden de çalmamanız için sizlere başarılı toplantının altın kurallarından bahsettik. Umarım, bundan sonraki toplantılarınızda öğrendiğiniz bu önerileri uygular ve doğru yürüttüğünüz toplanma eyleminizi memnuniyet içerisinde sonlandırabilirsiniz.