İş Toplantılarının Verimli Geçmesini Sağlayacak 3 Önemli Nokta


61 paylaşım
  Aysun Bayhan

İş hayatı dendiği zaman toplantılar olmazsa olmazlardandır. Geleceğe yönelik planların yapılması, yeni ürün ve hizmetlerin belirlenmesi, performansın artırılması için alınacak yeni kararlar gibi oldukça önemli konuların ele alınması için toplantılar düzenleriz. Toplantı kelimesi duyulduğunda çoğunlukla geriliriz. Çünkü toplantıların birçoğu tartışmaların alevlendiği konuları içerir ve oldukça hayati kararların alınması söz konusu olabilir. Peki, yapılan her toplantının verimli geçtiği söylenebilir mi?

Toplantıdan çıkan birine baktığınız zaman ne kadar yorgun, bitkin ve adeta savaştan çıkmış gibi göründüğünü görebilirsiniz. Bazı toplantılar ise hayal kırıklığı yaratarak sonuçlanır. Bir sonuç almak beklenirken elinizin boş çıktığınız bir toplantı ile her zaman karşılaşabilirsiniz. İşte böyle toplantılar, vakit kaybetmekten ve can sıkmaktan başka bir işe yaramazlar. Bu nedenle toplantılara iyi bir hazırlık yapılmalı, ayrıntılar listelenmeli, açık sözlü olunmalı, amaç belli olmalı ve tam katılım sağlanmalıdır.

Toplantılarda amaçlar ve hedefler için belirgin olunmalıdır. Zor konuların tartışılmak yerine etrafından dolaşıldığı bir toplantı da son derece verimsiz, boşa zaman kaybı demektir. Önemli olan ise yapılan toplantıda zor olan bu konuların içine dalmak ve katılımcıların tüm gücüyle bu sorunları çözmek için çabalamasını sağlamaktır. Katılımcıların toplantı esnasında ve daha öncesinde anlamlı roller üstlenmesini sağlamak da oldukça önemli bir noktadır. Bu sayede herkesin toplantıda aktif olması sağlanacaktır.

Şimdi sizlere iş toplantılarının verimli geçmesini sağlayacak 3 önemli noktadan bahsetmek istiyoruz:

Katılımcılar

KatılımcılarBir toplantının kötü geçmesindeki en büyük etkenlerden birisi hiç şüphesiz katılımcılardır. Bir toplantının katılımcıları mutlaka ön hazırlık yapmalı ve konuya gerçek bağlılıklarını göstermek için bir fikirleri olmalıdır. Bunun dışındaki kişilerin toplantıya katılması, kuru kalabalıktan başka bir şey değildir. Katılımcıların toplantıda hangi konular üzerinde durulacağını bilmesi ve bunun üzerine kendi düşüncelerini ele aldıktan sonra katılımı sağlaması gerekiyor. Normal şartlarda toplantıda gerçek sorunların tartışılması insanları birbirine bağlar. Yeni ürün veya hizmetlerin, süreçlerin geliştirilmesi için beyin fırtınası yapılır. Böyle toplantıların yorgunlukla bitmesi önemli değildir, çünkü elde edilen sonuçlar güzel ve verimlidir. Toplantının enerjisini yönetmek ve insanlara sıkıcı gelmeyecek sunumlar hazırlamak da oldukça önemlidir.

Toplantının Amacı

Toplantının AmacıKatılımcıların neden toplantı yapıldığını bilmesi, sizce de çok önemli değil mi? Şöyle düşünün bir derse giriyorsunuz; ama konunun ne olduğunu bilmiyorsunuz ve sizinle hiç de alakalı olmayan bir konu anlatılıyor. Toplantılar da aynı böyledir. Katılımcılar toplantının amacı hakkında mutlaka bilgi sahibi olmalıdır. Bu konuyu tartışmak veya şu kararı almak için bir araya geliyoruz” tarzında, net bir bilgi olmalıdır. Toplantı yapmış olmak için yapmamak gerekiyor ve düzenli bir aktivite mantığına da sokulmamalıdır. Eğer toplantıları düzenli yapılan bir aktivite mantığına sokarsanız, katılımcılar uyuklayarak veya telefonlarını kontrol ederek toplantının sonuçlanmasını beklerler. Aynı zamanda toplantının amacı yönünde bir ilerleme kaydediliyorsa, zaman aralığıyla sınırlandırmak da yanlıştır. Amacı doğrultusunda ilerleyen toplantılar devam ettirilmelidir.

Liderin Açık Sözlü Olması

Liderin Açık Sözlü OlmasıToplantıda liderin kritik olan konuya girişi oldukça önemlidir. Bu konuyu anlatırken açık sözlü ve şeffaf olması gerekmektedir. Eğer bu konuda yeteneksiz ve isteksizse, toplantı çekilmez hale gelerek sinir bozucu olmaya başlar. Hepimizin toplantıda olma amacı anlamlı olmalı ve baskı yapan konuların yükselişiyle liderin şeffaf bir şekilde kritik noktalara dikkat çekmesi gerekmektedir. Liderin, sorunu görmezden gelmesi ve bu sorunun sürekli gündeme geldiği biliniyorsa, durum çekilmez bir hal alır. Bu toplantıdan herhangi bir verim alınması da mümkün değildir.

Habere Kim Ne Dedi?

0       0

Yorumları görmek için ;

Giriş yap!



Facebook'ta Paratic :

Benzer yazılar